Переход от другого бухгалтера

Менять бухгалтера страшно не из-за самой смены, а из-за неизвестности.

Что осталось в базе, что не сдано, кто отвечает за прошлые периоды и не встанет ли работа на месяц. Мы делаем этот переход десятки раз в год, и порядок у нас один и тот же — сначала посмотреть, потом договариваться.

Переход по шагам

День первый. Вы присылаете выгрузку базы 1С или доступ к ней. Подписывать ничего не нужно, предоплаты нет. Если базы нет вообще, работаем от выписок банка и сданной отчётности.

Один-три рабочих дня. Смотрим базу и выдаём «Акт оценки учёта»: что в порядке, где риск доначислений, какие периоды придётся восстанавливать, сколько это стоит по ставке 2 500 ₽ за час.

Бесплатно разбираем до тысячи документов, больший объём оцениваем отдельно и тоже заранее. Акт остаётся у вас в любом случае — даже если вы решите не работать с нами.

Решение ваше. Дальше либо договор, либо расходимся без обид: мы не берём деньги за проверку и не удерживаем присланное. Выгрузку, если работать вместе не начали, удаляем и подтверждаем это письмом.

До пяти рабочих дней после договора. Переносим базу в облачную 1С, настраиваем доступ руководителя, подключаем банк на чтение выписок, настраиваем электронный документооборот и сервис сдачи отчётности, согласуем график передачи документов.

Знакомим вас с закреплённым бухгалтером — не «службой поддержки», а конкретным человеком.

Первый отчётный период. Проходим его вместе особенно плотно: именно тогда всплывают хвосты прежнего учёта. Дальше работа идёт ровно, и от вас требуется только вовремя присылать документы.

Что забрать у прежнего бухгалтера

Список короткий, но каждый пункт важен. Выгрузка информационной базы — файлом, а не скриншотами, и проверьте, что она открывается.

Доступы: личный кабинет налогоплательщика, сервис сдачи отчётности, электронный документооборот, касса и оператор фискальных данных.

Электронная подпись: если она выпущена на директора и лежала у бухгалтера, забрать физически; если по доверенности на бухгалтера — доверенность отозвать в день расставания, иначе человек может сдавать отчётность от имени компании и после ухода.

Сданная отчётность за последние периоды и акты сверки с налоговой, если они есть.

Отдельно попросите справку о сальдо единого налогового счёта и справку о принадлежности платежей. Там видно и переплату, о которой вам не говорили, и недоимку, про которую забыли. Разбирать это лучше до перехода, пока прежний исполнитель ещё отвечает на вопросы.

Кто отвечает за прошлые периоды

Перед налоговой за любой период отвечает налогоплательщик, то есть вы, — независимо от того, кто вёл учёт. Это закон, и ни один аутсорсер этого не меняет.

Что можем мы: найти ошибки раньше налоговой и показать их до подписания договора, в акте. Дальше вы решаете, что исправлять.

За период, который ведём мы, отвечаем мы: штрафы и пени по нашей вине возмещаются по договору сети, сверх него действует полис Ингосстраха на 2 000 000 ₽.

Когда переходить

В любом месяце. Ждать января не нужно и часто вредно: чем дольше живёт запущенный учёт, тем дороже восстановление. Единственное, чего мы не советуем, — переходить за неделю до сдачи годовой отчётности: в этот момент лучше сдать её силами прежнего исполнителя, а переход начать сразу после.

Что спрашивают про переход

Подробный разбор перехода с примерами и списком того, что чаще всего теряют, — в статье «Как передать бухгалтерию на аутсорсинг и ничего не потерять».